sturti / Getty Images
Bir ofisi taşımak çok karışık. Yapılacak o kadar çok şeyle, daha küçük ama hayati görevleri gözden kaçırmak kolaydır. Ofisinizi yolda tutmak için hiçbir şeyin geri alınmamasını sağlayacak aşağıdaki kontrol listesi kılavuzunu kullanın.
Ayrıca, ofisinizin taşınmasına yardımcı olacak temel görevlerin bir kontrol listesine sahip olduğunuzdan emin olun.
Müşteriler ve Müşteriler
Müşteri tabanınızın hamleyi ilk önce, tercihen hamlenin gerçekleşmesinden en az bir ay önce bilmesi iyi bir fikirdir. Şirket veritabanınızdaki herkese eklenmiş veya ekli bir harita içeren resmi bir mektup veya e-posta göndererek yeni konum hakkında bilgi verin. Veya bir perakende satış mağazasında, ön kapıya bir harita ve bildirim işareti koymak ve her satın alımda küçük bir el ilanı vermek. Web sayfanıza, kolay izlenebilir talimatlar ve müşterilerinizin geri gelmesini sağlayacak ayrıntılar içeren bilgiler gönderin; Bu bir “taşınma” satışı veya resmi bir açılış partisini içerebilir.
Müşterilerinize, hamle sırasında kapanıp kapanmayacağınızı veya saatlerinizi azaltacağınızı da bildirmeniz gerekir. Bu, kapınız kilitliyse müşterilerin hüsrana uğramamasını sağlamak için kritik bir not olacaktır. İşe ne zaman açık olacağınızı bilmek, müşterilerinizden çok sayıda telefon görüşmesi yapmanızı sağlar ve hizmet için rakiplerinize gitmelerini önler. Başka bir deyişle, müşterilerinize geçiş sırasında onlara hizmet etme planınızı bildirin.
Servis Sağlayıcılar, Satıcılar ve Devlet Daireleri
Şirketinizin düzenli olarak kullandığı hizmetleri ve satıcıları bilgilendirin. Bir yazıcı, kurye, ofis malzemeleri mağazası veya internet servis sağlayıcısı içerebilir.
Bankalar ve Sigorta
Bankalar erken bildirimde bulunacaklar; şirket çekleri üzerindeki adresi değiştirmeniz, çeklerin yazdırılmasını sağlamanız, kredi kartı şirketlerine ve diğer finans kurumlarına veya hizmet sağlayıcılarına bildirmeniz gerekir. Şirketinizin ticari hesapları bir bankadan diğerine veya bir şubeden diğerine devretmekten faydalanacağına karar verebilirsiniz; Banka temsilcinizle yeni mahallede / mahallede bulunan hizmetler hakkında konuşun.
Sigorta şirketlerinin de erken bilgilendirilmeleri gerekir. Yeni alanı değerlendirmeleri ve uygunsa size yeni bir tahmin vermeleri gerekir. Sigortacınızla taşınma sigortası ve ofisinizin korunmasını sağlamak için ihtiyaç duyacağınız şeyler hakkında konuşmak için harika bir zaman.
Gelen Telefon Mesajlarını Değiştir
Şirket bilgileri ve pazarlama materyallerini güncellemenin yanı sıra, halkın yaklaşmakta olan hareketi öğrenmesini sağlamanın başka yolları da var. Telesekreter / sesli posta servisine, taşıma tarihini, nereye taşındığınızı ve bunun hizmeti nasıl etkileyebileceğini belirten bir bildirim ekleyin. Ayrıca, özel endişeleri olabilecek müşteriler için iletişim bilgileri sağlayın.
Çalışanlarınızın doğrudan ofis sesli posta hattını, hareket halindeyken ve yeni adresle ilgili bilgileriyle değiştirmelerini sağlayın. Yine, hareketin kişilerini hatırlatmanın ve değişimin iletişim veritabanında olmayanları bilgilendirmenin kolay bir yolu.
İmza Satırınızı Değiştirin
Tüm çalışanlar için e-posta imza satırına bir bildirim eklemek, gönderilen her e-postanın yaklaşmakta olan hareketi alıcıya hatırlatmasını sağlar. Bu, şirket irtibat listesinde olmayan kişilere ulaşmanın harika bir yoludur.
Pul Giden Yazışma
“Yeni Adres Notu” yazan bir kırmızı pul satın alın; Pullar genellikle bir ofis mağazasından satın alınabilir. Alıcıların adres değişikliğinden haberdar olmalarını sağlamak için güncellenmiş antetli kağıtları damgalayın. Bu bildirim adımının taşıma işlemi tamamlanıncaya kadar geçerli olmayabileceğini unutmayın.
Telefon
Bu, hareketinizle ilgili olarak ilk temas kurduğunuz yardımcı program olmalıdır; Taşınma sırasında işletmenizin açık kaldığından emin olmak veya mümkün olduğunca az aksaklık olduğundan emin olmak istiyorsunuz. Telefon şirketinin taşınmanın ne zaman olduğunu bilmesini sağlayın ve telefonların taşınan tarihinizden bir gün önce yeni konumda çalışmaya hazır olup olmadıklarını sorun.
Şirketinizden taşındığınız gün için geçerli bir çağrı iletme sistemi kurmasını isteyin. Şirketiniz telefon numaralarını değiştiriyorsa, eski numaranıza arayanların telefon numarası değişikliğini bildirmesi için bir tavsiye eklenmesini isteyin. Taşındıktan sonra, hizmetin yerinde olduğundan emin olmak için eski numaranızı aramak iyi bir fikirdir. Ayrıca, yeni işletme numaranızın ve adresinizin bir sonraki telefon rehberinde ve rehberde güncellendiğinden emin olun.
Postane, E-posta ve Sosyal Medya Hesapları
Taşıma işleminizi postaneye bildirin ve taşıma işleminden sonra birkaç ay boyunca postanın iletilmesini sağlayın. Daha önce belirtildiği gibi, taşımadan önce ve hareketi izleyen çalışan imza satırlarına bir hareket bildirimi ekleyin; İmza sonrası imza alıcıdan adres ve iletişim bilgilerindeki değişikliği not etmesini istemelidir.
Ayrıca, teslim alma ve teslim alma yapan düzenli kurye şirketlerine, adres değişikliği ve hizmetlerde yapılan değişiklikler hakkında da bilgi verilmelidir.