Uygun E-posta Etiketi için 10 Kural

Hiç gönderen kişiyi merak etmenize neden olan bir e-posta aldınız mı? Daha da kötüsü, daha sonra pişman olduğunuz bir e-posta gönderdiniz mi? Kötü bir e-postanın alıcı tarafında olmak, başınızı sallamanıza ve yeryüzünde diğer kişinin ne düşündüğünü anlamaya çalışmanıza neden olabilir. Onu gönderen kişi olmak, çok güzel bir günü mahvedebilir ve daha sonra ters yankıları olabilir.

Bir e-postayı sıkıştırma hızı, onu tercih edilen iletişim yöntemi haline getirmiştir. Bir kişisel veya iş e-postası gönderip göndermemeniz, uygun görgü kurallarını takip etmek, yanlış iletişimi veya zor duyguları önlemek için esastır.

Alıcıya, tedavi olmak istediğiniz gibi davranarak Altın Kuralı takip edin. Herhangi bir e-postada “gönder” i tıklatmadan önce bir dakikanızı ayırın ve fazladan okumalar yapın. E-postanın etkili bir şekilde kullanılması, amirinizle pozitif bir ışık tutabilir ve hatta terfi zamanı geldiğinde size bir avantaj sağlayabilir.

• Gizlilik varsayma

  

  Şirketinizin ve kişisel e-posta adresinizin özel olmayabilir. Şirketiniz ofisten gönderilen herhangi bir şeyi okuma hakkına sahiptir, bu nedenle asla işten kişisel veya çok hassas bilgileri yazıp göndermeyin. Evden kişisel e-posta iletilebilir, bu nedenle yanlış kişiye ulaşırsa soruna yol açabilecek herhangi bir şey yazmayın.

• Saldırgan Yorumlarından Kaçının

  

  E-postanıza rahatsız edici yorumlardan kaçının. Buna, başka bir kişi veya şirket hakkında ırkçı, cinsiyetçi veya olumsuz açıklamalar da dahildir. Rahatsız edici bir e-posta alırsanız, hiç kimseye cevap vermeyin veya iletmeyin. Patronunuza geri dönerse yanlış ya da yanlış yorumlanabilecek bir şey söylemek için asla e-posta kullanmayın.

• Bağırma

  

  Tüm büyük harfleri yazdığınızda, e-postanızın bağırmaya başladığını unutmayın. Bazı insanlar mesajlarının okunmasını kolaylaştıracağını düşünüyorlar, ancak durum böyle değil. Standart büyük harflerle okunduğunda gözlerde kolay bir yazı tipi kullanın.

• Mesajlarınızı Düzenleyin

  

  E-postalarınızı göndermeden önce düzenleyin. Yazım denetleyicisini kullanın ve doğru dilbilgisine sahip olduğunuzdan emin olmak için tüm işletme e-postalarını gözden geçirin. Her zaman yazışmalarda kendinizi profesyonel olarak tanıtmak istersiniz. Amaçladığınız noktaya geldiğinden emin olmak için yazmayı tamamladıktan sonra kişisel e-postalarınızı kontrol edin. Tek bir kelimeyi bırakmak veya eklemek cümlenin anlamını değiştirebilir.

• Dikkatli Cevapla

  

  Aldığınız e-postaları yanıtlamanın doğru yolunu öğrenin. Gönderene ve diğerlerine "to" ve "cc" alanlarına dikkat edin. “Kayıtlı” klasörünüzün çok karışık olmasına izin vermek yerine, mümkün olduğunca çabuk cevap verin.

  Başlıkta kimin listelendiğini görmeden önce “hepsini yanıtla” dürtüsünden kaçının. Yanıtınız listedeki diğer kişilerin kafasını karıştırabilir veya bilmediğiniz insanlara gereksiz bilgiler göndermeye başlayabilirsiniz. “Tümünü yanıtla” yı tıklamanız gereken tek zaman, herkesin gönderdiğiniz bilgilere ihtiyaç duyduğundan eminseniz.

• E-posta Araçlarınızı Tanıyın

  

  E-posta araçlarını ve türlerini bilir. Bu, "to", "cc", "bcc" ve konu satırlarını içerir. Ana alıcı “kime” alanında olmalıdır. Birini kopyalamanız gerektiğinde, normal olarak bu kişiyi “cc” veya karbon kopya alanına eklersiniz. Birinin e-postasını alan listedeki diğerleri olmadan kopyalanması gerekiyorsa, “bcc” veya kör karbon kopya kullanın. Yalnızca gönderdiğiniz bilgileri bilmesi gereken kişileri kopyalayın.

  
  
  Asla zincir e-postaları kimseye iletmeyin. Bunlar hantal olabilir ve insanların e-posta kutularını sıkıntı noktasına tıkayabilir. Doğru olan veya olmayan mesajları ileten kişi olmak istemezsiniz.

  İşle ilgili bir e-posta için her zaman konu satırını doldurmalısınız ve kişisel bir e-postada tercih edilir. Konu satırını mümkün olduğunca kısa tutun ve her posta için yalnızca bir konunuz olsun.

• Kısa tut

  

  Çoğu insan uzun, endişe verici mesajlar yerine kısa e-postaları tercih eder. Mümkünse, amacınızı birkaç cümle ile belirtin. Daha uzun bir mesaj için, insanlara temelleri bildiren tanıtım paragrafı ile başlayın. Birden fazla konunuz varsa, mesajınızı e-posta başına bir konuyla birlikte birden fazla postaya bölün.

• Tonunu İzle

  

  E-posta iletişiminizde olumlu bir ton tutun. Unutmayın, keskin sözlerin komikten ziyade kötü ruhlu olabileceğini unutmayın.

  Alaycı mizahı sesli iletişim için saklayın, böylece diğerleri sesinizin sesini duyabilir. Bu ayrıca öfkeyi de içerir. Kızgın e-postalar göndermekten her zaman kaçınmanız gerekir veya birlikte çalıştığınız ya da ilgilendiğiniz bir kişiyi rahatsız etme riskiyle karşılaşabilirsiniz.

• Öncelikli Bayrakları İsteğe Bağlı Olarak Kullanın

  

  Öncelikli bir bayrağınız varsa, sadece gerektiğinde kullanın. Çok fazla kullanmak sonunda istediğiniz ters etkiye sahip olacak ve e-postalarınızı alıcılar için öncelik listesinin en altına gönderecektir.

• İmzala

  

  E-postalarınızı imzalamayı unutmayın. Alıcıları, mesajı kimin gönderdiğini bulmak için yukarı kaydırmak zorunda kalırlarsa sinirlenebilirler. Telefonla cevap bekliyorsanız, kişinin dosyada olduğunu bilseniz bile, numarayı eklediğinizden emin olun. E-postanın amacı zaman kazanmak ve yaptığı şeyi durdurmak zorunda kalmak işleri yavaşlatacak. İmza hattınız varsa, uygun e-posta adresi ve telefon numaraları ile güncel kalmasını sağlayın.